Steuerberater für
Handel, Dienstleister & Serviceunternehmen

Die Plattform DATEV Unternehmen online schafft eine digitale Brücke zwischen Ihrem Unternehmen und der Steuerkanzlei. Über das Modul Belege online erfassen Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen per Smartphone-App, Scanner oder E-Mail-Weiterleitung. DATEV erkennt die Belegdaten automatisch per OCR-Texterkennung und schlägt Buchungskonten vor. Über Bank online werden Ihre Kontoumsätze automatisch mit den Belegen abgeglichen, was die Abstimmung erheblich beschleunigt. Für E-Rechnungen bietet DATEV mit der E-Rechnungsplattform, die die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Der größte Vorteil: Ihr Steuerberater hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und kann die monatliche Buchhaltung zeitnah erstellen. Dadurch erhalten Sie Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) deutlich schneller.

Eine Betriebsprüfung wird in der Regel mit einer Frist von etwa vier Wochen angekündigt und umfasst üblicherweise drei zusammenhängende Veranlagungszeiträume. Die beste Vorbereitung ist eine laufend saubere Buchführung mit vollständiger GoBD-konformer Belegarchivierung und einer aktuellen Verfahrensdokumentation. Vor der Prüfung sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater die betroffenen Jahre auf typische Prüfungsschwerpunkte durchgehen: Kassenführung und Kassenbuch, Privatanteile bei Kfz und Telefon, Bewirtungsbelege, Reisekosten und die korrekte Abgrenzung zwischen Betriebsausgaben und Privatentnahmen. Typische Prüfungsfelder im Handel sind der Rohgewinnaufschlag im Vergleich zur Richtsatzsammlung, Warenbestandsveränderungen, Bargeldverkehr und Eigenverbrauch. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassen-TSE ordnungsgemäß funktioniert und alle Kassendaten lückenlos exportierbar sind.

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten unterscheidet zwischen geschäftlichem und betrieblichem Anlass. Bei geschäftlicher Bewirtung, also wenn Sie externe Geschäftspartner oder Kunden bewirten, können Sie 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen. Die Vorsteuer ist jedoch zu 100 Prozent abzugsfähig, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Rein betriebsinterne Bewirtungen, etwa Weihnachtsfeiern mit Mitarbeitern, sind zu 100 Prozent abzugsfähig, solange die 110-Euro-Freigrenze je Teilnehmer und Veranstaltung eingehalten wird. Für den Nachweis gelten strenge Formvorschriften: Der maschinell erstellte Bewirtungsbeleg der Gaststätte muss Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen enthalten. Der geschäftliche Anlass sollte konkret benannt werden – allgemeine Angaben genügen nicht.

Jeder buchführungspflichtige Unternehmer muss gemäß § 240 HGB zum Bilanzstichtag eine Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden durchführen. Das betrifft Gewerbetreibende, die die Bilanzierungsgrenzen von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn überschreiten, sowie alle Kapitalgesellschaften. Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag körperlich aufgenommen. Die zeitlich verlegte Inventur erlaubt eine Durchführung drei Monate vor bis zwei Monate nach dem Stichtag, erfordert aber eine wertmäßige Fortschreibung. Bei der permanenten Inventur werden die Bestände laufend über das Warenwirtschaftssystem fortgeschrieben und mindestens einmal jährlich stichprobenartig überprüft. Inventurdifferenzen aus Schwund, Diebstahl oder Verderb mindern als Betriebsausgaben den Gewinn, müssen aber nachvollziehbar dokumentiert werden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail gilt dabei ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Akzeptierte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die maschinenlesbare XML-Daten enthalten. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Im Jahr 2027 ist dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gestattet. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die volle E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Ausstellungspflicht befreit.

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nach § 18j UStG vereinfacht die umsatzsteuerliche Abwicklung grenzüberschreitender Verkäufe an Privatpersonen innerhalb der EU. Seit Juli 2021 gilt eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro netto für sämtliche EU-weiten Fernverkäufe zusammen. Überschreiten Sie diese Grenze, müssen Sie die Umsatzsteuer im jeweiligen Bestimmungsland des Kunden abführen. Über das OSS-Verfahren können Sie alle diese Meldungen quartalsweise zentral beim Bundeszentralamt für Steuern einreichen, anstatt sich in jedem EU-Land einzeln registrieren zu müssen. Für Importe aus Drittländern bis 150 Euro steht der Import-One-Stop-Shop (IOSS) zur Verfügung. Online-Marktplätze wie Amazon oder eBay unterliegen der Lieferkettenfiktion nach § 3 Abs. 3a UStG und können für nicht abgeführte Umsatzsteuer ihrer Händler in Haftung genommen werden.

Jedes elektronische Kassensystem muss seit 2020 über eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE erzeugt für jeden Geschäftsvorfall eine digitale Signatur und speichert diese manipulationssicher. Seit 2025 besteht zudem eine Kassenmeldepflicht: Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden. Die Belegausgabepflicht verlangt, dass jedem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall ein Kassenbeleg angeboten wird. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Ergänzend kann das Finanzamt jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau nach § 146b AO durchführen. Eine offene Ladenkasse bleibt zulässig und benötigt keine TSE, unterliegt aber besonders strengen Dokumentationspflichten: täglicher Kassensturz, Zählprotokoll und lückenlose Aufzeichnung aller Bargeschäfte.

Der Wareneinsatz ist die zentrale Kennzahl für Handelsunternehmen und ergibt sich aus der Formel: Anfangsbestand plus Warenzugänge minus Endbestand. Er bestimmt den Rohgewinn und damit die Rentabilität Ihres Geschäfts. Für das Finanzamt ist der Wareneinsatz ein zentrales Prüffeld bei Betriebsprüfungen: Die jährlich veröffentlichte Richtsatzsammlung des BMF enthält branchentypische Rohgewinnaufschlagsätze, mit denen Ihre Zahlen verglichen werden. Liegen Ihre Werte deutlich unter dem Branchendurchschnitt, drohen Hinzuschätzungen. Der BFH hat 2025 in mehreren Urteilen erhebliche Zweifel an der statistischen Aussagekraft der Richtsatzsammlung geäußert und die Nachkalkulation auf Basis des tatsächlichen Wareneinsatzes als vorrangige Prüfungsmethode eingestuft. Das bedeutet: Eine saubere, lückenlose Warenwirtschaft mit korrekter Erfassung von Schwund, Verderb und Eigenverbrauch ist Ihre beste Verteidigung gegen pauschale Zuschätzungen.

Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten. Ab 2027 gilt für größere Unternehmen die Pflicht, E‑Rechnungen auch auszustellen; Unternehmen mit weniger als 800 000 € Jahresumsatz haben bis Ende 2027 eine Übergangsfrist. Nutzen Sie eine GoBD‑konforme Buchhaltungssoftware, die E‑Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, empfangen und archivieren kann. Stellen Sie Ihre Prozesse rechtzeitig um, schulen Sie Ihr Personal und validieren Sie eingehende E‑Rechnungen auf technische Richtigkeit, damit der Vorsteuerabzug nicht verloren geht.

Die Soll‑Besteuerung verlangt die Abführung der Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung; bei der Ist‑Besteuerung zahlen Sie erst, wenn der Kunde tatsächlich bezahlt. Für Freiberufler und nicht buchführungspflichtige Unternehmer ist die Ist‑Besteuerung ohne weitere Voraussetzungen möglich. Für andere Gewerbetreibende – etwa Händler – kann die Ist‑Besteuerung beantragt werden, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 800 000 € betrug. Sie verbessert die Liquidität, da Sie die Steuer erst bei Zahlungseingang abführen. Allerdings erfordert sie eine genaue Überwachung der Zahlungseingänge und eine laufende Abstimmung der offenen Posten.

Die Regeln für Umsatzsteuer‑Voranmeldungen unterscheiden sich nicht wesentlich von anderen Branchen: Liegt Ihre Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr über 9 000 €, müssen Sie monatlich melden; bis 9 000 € genügt die quartalsweise Meldung. Bei einer Zahllast unter 2 000 € kann das Finanzamt Sie von der Voranmeldung befreien. Für Unternehmen, die im Handel erstmals tätig werden, wird der Voranmeldezeitraum anhand der erwarteten Umsatzsteuerzahllast festgelegt. Beachten Sie die Abgabefristen (10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums).

Die Differenzbesteuerung ist ein Verfahren für den Handel mit gebrauchten Gegenständen wie Kraftfahrzeugen, Antiquitäten oder Elektronik. Als professioneller Wiederverkäufer dürfen Sie die Umsatzsteuer nur auf die Marge – also auf den Unterschied zwischen Ankaufs‑ und Verkaufspreis – berechnen, wenn Sie die Ware von privaten Verkäufern, Kleinunternehmern oder anderen Wiederverkäufern ohne Umsatzsteuerausweis erwerben. Die Lieferung muss innerhalb der EU erfolgen, und für den Ankauf darf keine Vorsteuer geltend gemacht worden sein. Damit bleiben die Endpreise für Gebrauchtwaren attraktiv und Sie führen nur Steuer auf den erzielten Gewinn ab.

Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form) legen fest, dass digitale Belege vollständig, richtig, zeitgerecht und manipulationssicher aufbewahrt werden müssen. Alle digitalen Aufzeichnungssysteme benötigen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse und sorgen Sie dafür, dass jede Änderung nachvollziehbar ist. Nur so erfüllen Sie die GoBD und vermeiden Nach­schätzungen bei Betriebsprüfungen.

Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG dürfen Ihre Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 € nicht überschreiten und im laufenden Jahr voraussichtlich 100 000 € nicht übersteigen. Bei mehreren gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeiten werden alle Umsätze zusammengezählt; bei einer GbR gilt die Grenze für die gesamte Gesellschaft. Wird die Grenze überschritten, sind ab diesem Zeitpunkt sämtliche Umsätze umsatzsteuerpflichtig. Prüfen Sie die Umsätze regelmäßig.