Steuerberater für
Existenzgründer

Die Art Ihrer Buchführungspflicht richtet sich nach Rechtsform, Umsatz und Gewinn. Einzelunternehmer und Personengesellschaften dürfen die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, solange der Jahresumsatz unter 800.000 Euro und der Gewinn unter 80.000 Euro liegt. Freiberufler können die EÜR sogar unabhängig von der Umsatz- oder Gewinnhöhe nutzen. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG sind dagegen immer zur doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung verpflichtet. Unabhängig von der Buchführungsart müssen Sie alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren und Belege gemäß den GoBD-Grundsätzen revisionssicher aufbewahren. Im Gründungsjahr ist die Abgabe monatlicher Umsatzsteuervoranmeldungen Pflicht, sofern Sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Gründer in der Lage sein, E-Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen.

Der Gründungszuschuss vollständig steuerfrei und unterliegt nicht dem Progressionsvorbehalt – er muss daher nicht in der Steuererklärung angegeben werden.

Der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG ist eines der wirksamsten Instrumente zur Steueroptimierung für Gründer und kleine Unternehmen. Sie können bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten eines beweglichen Wirtschaftsguts bereits vor dem Kauf gewinnmindernd abziehen – maximal insgesamt 200.000 Euro bei einer Gewinngrenze von 200.000 Euro. Die tatsächliche Investition muss innerhalb von drei Jahren nach der Bildung des Abzugsbetrags erfolgen. Kombiniert mit der erhöhten Sonderabschreibung von bis zu 40 Prozent und der seit Juli 2025 geltenden degressiven AfA von 30 Prozent können im Investitionsjahr rechnerisch bis zu 85 Prozent der Anschaffungskosten steuerlich wirksam werden. Für Gründer ist dieses Instrument besonders attraktiv, weil es die Steuerlast in den Anfangsjahren erheblich senkt und gleichzeitig Liquidität für den Aufbau des Unternehmens schafft.

Die Wirtschafts‑Identifikationsnummer (W‑IdNr.) ist eine bundeseinheitliche Unternehmenskennung, die seit 2024 eingeführt wird. Sie wird allen Unternehmen automatisch zugeteilt und dient der eindeutigen Zuordnung steuerlicher Vorgänge. Zusätzlich kann eine Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer (USt‑IdNr.) erforderlich sein, wenn Sie grenzüberschreitend innerhalb der EU Leistungen erbringen oder empfangen. Die USt‑IdNr. muss gesondert beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden; sie ermöglicht den innergemeinschaftlichen Handel ohne Umsatzsteuerausweis. Für rein inländische Geschäfte reicht die Steuernummer; die W‑IdNr. ersetzt keine USt‑IdNr.

Jeder Gewerbebetrieb im Inland unterliegt der Gewerbesteuer, Freiberuflerinnen und Freiberufler sind davon ausgenommen. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es einen Freibetrag von 24 500 €; der Gewerbeertrag wird um diesen Betrag gekürzt, bevor er mit der Steuermesszahl von 3,5 % multipliziert wird. Anschließend multipliziert die Gemeinde den Steuermessbetrag mit dem jeweiligen Hebesatz, wodurch sich die tatsächliche Gewerbesteuer ergibt. Die Gewerbesteuer kann ganz oder zum Teil auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Kapitalgesellschaften haben keinen Freibetrag; die Gewerbesteuer kann bei ihnen nicht auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Prüfen Sie, ob Ihre Tätigkeit als freiberufliche Leistung gilt oder gewerbesteuerpflichtig ist, und berücksichtigen Sie die Gewerbesteuer bei der Finanzplanung.

Unternehmer sind verpflichtet, die Umsatzsteuer selbst zu berechnen und regelmäßig an das Finanzamt zu melden. Die Umsatzsteuer‑Voranmeldung ist monatlich abzugeben, wenn Ihre Zahllast im Vorjahr mehr als 9 000 € betragen hat; liegt sie darunter, genügt die quartalsweise Meldung. Bei einer Vorjahreszahllast unter 2 000 € kann das Finanzamt Sie von der Voranmeldung befreien. Neugründer müssen zunächst eine Prognose der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast erstellen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Voranmeldung befreit.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) schreiben vor, dass elektronische Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar geführt werden müssen. Elektronische Kassensysteme und deren Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen zudem E‑Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten. Nutzen Sie GoBD‑konforme Software, digitalisieren Sie Ihre Belege und stellen Sie sicher, dass Daten revisionssicher archiviert und durch eine TSE geschützt sind. Eine frühzeitige Digitalisierung erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei und senkt Ihren Verwaltungsaufwand.

Nach der Gründung muss dem Finanzamt ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelt werden. Mit dem Fragebogen beantragen Sie Ihre Steuernummer; seit 2024 erhalten Unternehmen außerdem automatisch eine Wirtschafts‑Identifikationsnummer, die Sie nicht separat beantragen müssen. Erst wenn Sie die Steuernummer besitzen, können Sie ordnungsgemäß Rechnungen ausstellen und Umsatzsteuer abführen. Digitale Übermittlung durch Ihren Steuerberater beschleunigt den Prozess und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen schnell handlungsfähig wird.

Die Wahl der Rechtsform beeinflusst Haftung, Kapitalbedarf und steuerliche Belastung. Das Einzelunternehmen ist die einfachste Form; es erfordert keine Mindestkapitaleinlage und kann ohne großen formalen Aufwand gegründet werden. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) bieten einen Haftungsschutz, sind aber aufwendiger: Sie benötigen einen notariellen Gesellschaftsvertrag und es fallen Gründungskosten im vierstelligen Bereich an. Eine GbR eignet sich für mehrere Gründer, ist jedoch nicht haftungsbeschränkt. Prüfen Sie im Vorfeld, welche Form zu Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Risikobereitschaft passt.

Viele Unternehmen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25 000 € betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100 000 € nicht überschreitet, können Sie jedoch die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und sind von der Abgabe von Umsatzsteuer‑Voranmeldungen befreit. Die Umsatzschwellen gelten für alle Tätigkeiten eines Unternehmers zusammen; bei einer GbR beziehen sie sich auf den Gesamtumsatz der Gesellschaft. Wenn Sie die Schwellen überschreiten, müssen Sie Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und können im Gegenzug Vorsteuer geltend machen. Prüfen Sie jedes Jahr, ob Sie noch die Voraussetzungen erfüllen.

Kleine Unternehmen und viele Freiberufler dürfen ihren Gewinn mit der Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR) ermitteln. Dabei werden Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt; der Überschuss bildet den Gewinn. Eine Bilanz mit doppelter Buchführung ist nur erforderlich, wenn Ihr Umsatz die Grenze von 800 000 € oder Ihr Gewinn 80 000 € pro Jahr überschreitet oder Sie eine kaufmännische Gesellschaft wie eine GmbH, KG oder OHG betreiben. Überschreiten Sie diese Schwellen oder verlangt das Finanzamt eine Bilanz, müssen Sie eine ordnungsgemäße Buchführung einrichten.

Die Einkommensteuer‑Vorauszahlungen verteilen die zu erwartende Steuerbelastung auf das Jahr. Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, wenn eine frühere Steuererklärung eine Steuernachzahlung ergeben. Die Zahlungstermine der Vorauszahlungen sind 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Liegt Ihr Einkommen unter dem Grundfreibetrag, kann das Finanzamt auf Vorauszahlungen verzichten. Vermeiden Sie Liquiditätsengpässe, indem Sie Rücklagen für diese Quartalstermine bilden.

Ja. Ausgaben, die Sie vor der offiziellen Gründung tätigen und die wirtschaftlich mit dem späteren Betrieb zusammenhängen, gelten als vorweggenommene Betriebsausgaben. Dazu zählen etwa Beratungsgebühren, Reisekosten oder erste Marketingmaßnahmen. Sie können diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen, sofern Sie sie nachweisen können. Achten Sie darauf, alle Belege aufzubewahren; nur dann sind Abzüge gegenüber dem Finanzamt möglich. Typische Betriebsausgaben wie Miete, Personal, Versicherungen oder Reparaturen mindern später ebenfalls den Gewinn. Ordnung und lückenlose Dokumentation erleichtern die Anerkennung dieser Aufwendungen.